Formaatbeleid
In de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid wordt onder het thema Functionele Preservering gesproken over een bestandsformatencheck. "Vaak hebben erfgoedinstellingen voorkeursformaten waarin zij digitale objecten op willen slaan. Dat zijn bestandsformaten die een hoge kans hebben om vele jaren bruikbaar te blijven. Door producenten/depotgevers te informeren over deze voorkeursformaten vergroot een digitaal archief de kans dat zij ingestroomde digitale objecten duurzaam toegankelijk kan houden." In dit verband wordt vaak onderscheid gemaakt tussen voorkeursformaat en geaccepteerd formaat. Maar er zijn ook andere vormen van formaatbeleid.
De labels "voorkeursformaat" en "geaccepteerd formaat" impliceren dat het archief en de producent in staat zijn om (al of niet in overleg) de keuze voor het bronformaat te maken. We kunnen dan spreken over een restrictief voorkeursbeleid voor formaten. Deze situatie is echter lang niet altijd van toepassing. Het kan daarom belangrijk zijn duidelijk te communiceren over de kennis die het archief heeft van bepaalde bestandsformaten. Kennis die nodig is om bestanden functioneel te kunnen preserveren en die wordt gegenereerd door het toepassen van identificatie en validatietools. Het onderscheiden van verschillende kennisniveaus voor formaten is een open vorm van voorkeursbeleid. Ook combinaties van beide insteken komen voor.
Wat zijn afwegingen om te komen tot een bepaald formaatbeleid? Vragen die de organisatie zich kan stellen:
1. Welke niveaus onderscheidt het archief in termen van duurzaam preserveren
- Enkel bitpreservering
- Bitpreservering met bestandsidentificatie en validatie
- Functioneel preserveren: bestandsvalidatie en monitoring duurzame toegang
Wanneer we onder bitpreservering verstaan het opslaan van bestanden op bitniveau, zonder de vorm of inhoud van de bestanden te kennen, dan is het formaat van de bestanden feitelijk niet relevant. Het archief zorgt enkel voor opslag en garandeert de terugvindbaarheid van de bestanden. Met het oog op duurzaam preserveren is een eerste stap om de formaten in het archief in elk geval te kennen. Bestandsidentificatie (welk formaat) en validatie (voldoet het bestand aan de formaatspecificaties en is het in tact/afspeelbaar) gaan daarbij hand in hand. Met het formaatbeleid kan het archief duidelijk maken welke formaten in aanmerking komen voor verschillende niveaus van duurzaam preserveren.
2. Welk type bestanden betreft het
- Openen en weergeven: te bekijken of lezen zonder extra functionaliteit (documenten, foto's)
- Openen en afspelen: lineaire vertoning (film, video, audio)
- Openen en gebruiken: dynamische vertoning gebruik makend van oorspronkelijke functionaliteit (data, games, websites)
Afhankelijk van deze types zullen verschillende eigenschappen een rol spelen voor de functionele duurzaamheid van het bestand. Dit stelt verschillende eisen aan de kennis en tooling van het archief. De beschikbaarheid van die kennis en tooling is meestal een bepalende factor voor het formaatbeleid. Hoe beter kennis en tooling beschikbaar zijn, hoe meer specifiek en uitgewerkt zal het formaatbeleid zijn.
In deze wegwijzer zijn de type bestanden ingedeeld naar toepassingsgebieden. Per toepassingsgebied kan de instelling zogenaamde "formaatfamilies" selecteren, om op te nemen in het formaatbeleid. Een formaatfamilie is een groep bestandsformaten die gebruikt wordt binnen een bepaalde software-omgeving. Bijvoorbeeld een reeks bestandsformaten dat in opeenvolgende versies is uitgebracht. Het formuleren van formaatbeleid vindt in eerste instantie plaats per formaatfamilie, en wordt daarna uitgewerkt binnen de formaatfamilie.
3. Voor welke doelgroep is het archief toegankelijk
- Grote publiek: iedereen moet de files kunnen downloaden en gebruiken
- Archief werkt primair voor de eigen archiefvormer
- Specifieke afnemer: geïnteresseerde wordt verwacht zelf te beschikken over relevante software of naar locatie te komen waar deze beschikbaar is
De manier waarop de content beschikbaar moet komen voor de gebruikers van het archief, kan specifieke eisen stellen aan het bronformaat. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde uitleverformaten moeten worden ondersteund. In zo'n geval kunnen systeemvereisten van het archief van invloed zijn op welke formaten de voorkeur genieten.
4. Waar komen de bestanden vandaan
- Er zijn enkele grote archiefvormers waar de instelling voor werkt
- Depotgevers/Archiefvormers zijn talrijk maar hebben wel een bepaalde gemeenschappelijkheid (bijvoorbeeld: researchers)
- Depotgevers komen overal vandaan (instellingen, bedrijven, publiek)
Hoe eenduidiger de depotgevers/archiefvormers van een instelling is, hoe meer specifiek het formaatbeleid kan zijn. Soms is sprake van dominantie van bepaalde depotgevers/archiefvormers, waar de instelling rekening mee houdt bij de opzet van haar beleid en faciliteiten. Meestal is de groep divers en is het doel van formaatbeleid om uniformiteit te bewerkstelligen binnen een grote variëteit. Hoe groter de uniformiteit, hoe beter het archief in staat zal zijn functionele preservering te garanderen.
