Wegwijzer Voorkeursformaten

Over het Stappenplan

Met het Stappenplan koppel je het belang van je instelling aan de houdbaarheid van een bestandsformaat.

Zonder dat een instelling het door heeft, groeit het aantal bestandsformaten dat een instelling in gebruik heeft. Maar wat weet de instelling over deze bestandsformaten? Welke bestandsformaten komen in aanmerking om de informatie in het bestand langdurig te kunnen bewaren? Op welke bestandsformaten past een instelling restrictief preservering toe? En welke garanties kan een instelling bieden op langdurige afspeelbaarheid of bruikbaarheid van een bestandsformaat? Kortom, welke keuze maak je als instelling om het ene formaat wel te accepteren voor je digitaal archief en het andere formaat niet?

Het stappenplan biedt een systematische aanpak om deze vragen te beantwoorden. Het resultaat van het stappenplan is een geordende lijst met bestandsformaten en bijbehorende keuzes van de instelling.
Let wel: om het Stappenplan te doorlopen is het van belang eerst een Instellingspagina aan te maken. Neem hiervoor contact met ons op via info@wegwijzervoorkeursformaten.nl en ontvang inloggegevens voor je eigen Instellingspagina.

Wegwijzer.png

Formaatbeleid

Onderdeel bij het maken van beleid voor bestandsformaten is het onderzoeken welk type formaatbeleid het beste bij je instelling past: een restrictief beleid, een open beleid of een combinatie van beide. Wat zijn afwegingen om te komen tot een bepaald formaatbeleid? Een organisatie kan zich hierbij vooraf een aantal vragen stellen. Formaatbeleid helpt je op weg aan de hand van onderstaande onderwerpen:

  • Legt uit welke afwegingen van belang zijn bij formaatbeleid
  • Geeft aan wat formaatbeleid te maken heeft met kennisniveaus
  • Geeft uitleg over de houdbaarheid van formaten

Hoe werkt het Stappenplan?

Met het Stappenplan doorloop je een aantal stappen om je formaatbeleid per gekozen formaat vast te leggen. Een Instelling kan het Stappenplan doorlopen per formaatfamilie of per set van gewenste formaatfamilies.

1. Selecteer formaatfamilies
De instelling kiest eerst voor welke formaten men beleid heeft geformuleerd.

2. Bepaal per formaatfamilie het belang daarvan uit oogpunt van preserveren.
Dit gebeurt aan de hand van vier elementen die voor een instelling het belang kunnen bepalen:

  • belang voor gebruikers
  • belang voor archief
  • belang voor depotgevers
  • belang voor strategie

De uitkomst van het belang op formaatfamilie wordt afgezet tegen de houdbaarheid van de bestandsformaten.

Na het doorlopen van de stappen 1 en 2 toont de Wegwijzer een matrix. De matrix geeft de verhouding weer in vier kwadranten tussen de Houdbaarheid van formaten (horizontaal) en het Belang van de formaatfamilie voor je instelling (verticaal), met een gunstige score rechtsboven (hoge houdbaarheid en hoog belang) tot ongunstige score linksonder (lage houdbaarheid en laag belang). Elk bolletje geeft een formaat weer. Hieronder zie je een voorbeeld van een matrix van Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid:

Matrix B&G WegwijzerVoorkeursformaten.jpg

3. Kies welke beleidskeuzes de organisatie heeft. De instelling kiest zelf welk beleid men hanteert:

  • formaatbeleid:

wil je differentiëren in hoe restrictief of open je instelling staat tegenover formaten?

  • kennisniveau:

wil je als instelling expliciet zijn over kennis die je instelling heeft van formaten?

4. Geef per formaat aan welke kwalificatie uit het beleid van toepassing is. De matrix kan je hierbij helpen.

Een voorbeeld:

Formaat Formaatbeleid Kennisniveau
Acrobat PDF/A Portable Document Format 1a Voorkeursformaat Gekend


Op je Instellingspagina vind je je eigen keuzes van het interactieve Stappenplan terug in een handig overzicht. Deze uitkomsten zijn ook te downloaden als CSV. De Instelling kan ervoor kiezen de keuzes voorlopig op te slaan en in tweede instantie te publiceren.